Depuis la déclaration de l’état d’urgence sanitaire, le 14 mars dernier, les notaires sont interpellés à multiples reprises par des clients anxieux en raison de leurs transactions. Pensez notamment aux gens qui doivent signer leurs actes de vente dans moins d’une semaine ou encore à la personne qui est gravement malade et qui désire protéger ses enfants.
En tant qu’organisme voué à la protection du public, la Chambre des notaires prend très au sérieux la sécurité de ses membres, de leurs familles, ainsi que celle des citoyens. La crise que l’on vit actuellement crée des situations exceptionnelles. Le gouvernement et la Chambre des notaires tentent de corriger ces problématiques que l’on rencontre en dotant les notaires d’une solution qui leur permet de traiter les demandes urgentes tout en respectant les directives sanitaires édictées par l’État et en préservant l’intégrité physique de tous, notaires comme clients.
Le gouvernement exige la forme notariée pour certains actes tels que les hypothèques immobilières, les déclarations de copropriété divise, les donations et les contrats de mariage en raison de leur importance.
Depuis le 1er avril 2020, il est possible de procéder avec certaines transactions urgentes ou transactions qui peuvent être conclues à distance. Il est important de noter toutefois que le décret du gouvernement n’oblige pas les notaires à utiliser ces solutions, il le permet. Il appartient aux notaires de prendre les décisions qui concernent leurs études selon les particularités de chaque situation en respect de sa sécurité de même que de celle de son entourage.
Les documents notariés ont un caractère authentique, c’est-à-dire qu’ils font foi devant les tribunaux, de leur contenu, de l’exactitude de la date et des signatures apposées, sans qu’il soit nécessaire d’en faire la preuve.
La Loi sur le notariat oblige toujours la signature manuscrite en présence physique du notaire sur un document papier, à moins qu’un règlement soit approuvé déterminant les modalités. Ce sont des formalités essentielles à l’acte authentique. En temps normal, l’acte notarié numérique n’est pas reconnu.
La Chambre travaille sur son programme de transformation numérique depuis des années, et ce dans le but de mieux répondre aux besoins du public et offrir des solutions qui répondent à des normes de sécurité élevées. La crise actuelle a toutefois accéléré le besoin pour une solution alternative et celle-ci est offerte temporairement pour le temps de la déclaration d’urgence sanitaire tel que précisé dans la décision de la ministre.
En bref, les notaires vont recevoir leurs clients à distance par visioconférence. Le notaire prendra des mesures de précaution pour s’assurer que le lieu et les outils utilisés sont sécuritaires. Des solutions ont été mises en place pour permettre aux clients de prendre connaissance de l’acte soit par moyen technologique ou encore par envoi sécurisé. Le notaire s’assurera, par la suite, que les parties ont bien compris les clauses du contrat. Finalement, on procèdera à la signature à distance de l’acte en question.
Pour pouvoir procéder, les citoyens auront besoin de :
Les normes de sécurité adoptées vont permettre aux notaires de respecter leurs obligations déontologiques, législatives et réglementaires dans le contexte de la déclaration d’urgence sanitaire et de l’arrêté ministériel tout en garantissant l’authenticité de l’acte notarié et la protection offerte aux citoyens.
Bien évidemment, il s’agit ici d’un survol de la procédure. Votre notaire pourra mieux expliquer les étapes à suivre.
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