Francis va bientôt finaliser l’achat de sa nouvelle propriété. Il a pu réaliser une grande partie de ses démarches dans le confort de son foyer (visite virtuelle, signature de la promesse d’achat, rencontre avec le conseiller financier, etc.). Pourra-t-il en faire autant pour le contrat notarié?

Francis est déçu, car le notaire qu’il a choisi lui indique qu’il ne procède qu’avec l’acte notarié papier. Est-ce que ce juriste a le droit de lui imposer de se déplacer pour aller signer le contrat à son bureau?

Les débuts de l’acte notarié technologique

Depuis 2016, plusieurs démarches politiques, juridiques et techniques ont été effectuées par la Chambre des notaires afin que l’acte notarié sur support technologique puisse voir le jour. Cependant, le 13 mars 2020, lorsque la pandémie a frappé le Québec, on était encore loin du compte. Au départ, les notaires s’apprêtaient à fermer leurs bureaux pour respecter le confinement imposé par les autorités, lorsqu’ils ont reçu la confirmation qu’ils étaient ajoutés à la liste des services essentiels. Ils pouvaient donc maintenir leurs études ouvertes tout en respectant les règles sanitaires imposées par les autorités, ce que la plupart des notaires ont fait.

Devant l’urgence d’offrir la possibilité d’agir à distance pour ses membres, leurs employés et leurs clients, la Chambre des notaires, en collaboration avec des partenaires et le gouvernement, a développé en quelques semaines une solution temporaire permettant de recevoir un acte notarié à distance sur support technologique pendant l’état d’urgence sanitaire. Cette solution temporaire est offerte depuis le 1^er avril 2020. Les notaires pouvaient ainsi offrir leurs services à distance, ce qui leur était interdit par la loi auparavant, l’acte notarié en minute devait toujours être signé en présence physique du notaire. Certains notaires ont adopté rapidement la solution alors que d’autres ont préféré continuer en présentiel, tout en respectant les consignes de sécurité. Cette offre diversifiée des services notariaux permet à chacun de trouver chaussure à son pied.

Cependant, ni le décret du gouvernement autorisant les notaires à recevoir, pendant la pandémie un acte notarié technologique, ni les lignes directrices de la Chambre des notaires n’obligent les notaires à recevoir des actes notariés sur support technologique. C’était et cela demeure un outil supplémentaire mis à leur disposition. Le notaire peut mettre en place d’autres mesures de protection pour offrir des rencontres en présentiel à ses clients de façon sécuritaire. Le client qui craint pour sa santé et qui ne veut pas se présenter chez un notaire a d’ailleurs la possibilité de consulter un autre notaire qui offre cette solution.

Vers une solution pérenne

La Chambre des notaires et ses partenaires continuent à travailler activement à la mise en place d’une solution permanente. L’expérience de la solution temporaire permet d’accélérer les travaux, mais il reste encore du chemin à parcourir avant de pouvoir présenter une solution intégrée. D’ici là, la solution temporaire est maintenue avec l’autorisation du gouvernement même si l’état d’urgence est éventuellement levé.

Étapes à suivre

Si votre notaire vous propose de signer de façon numérique et à distance votre achat ou votre testament par exemple, voici comment cela devrait se dérouler :

1. Le notaire vous rencontre à distance par visioconférence (Teams exclusivement);
2. Au moins deux pièces d’identité avec photos sont nécessaires. Le notaire peut également exiger une troisième pièce d’identité en plus de demander qu’on lui transmette une copie des pièces d’identité par un moyen sûr;
3. Vous pourrez prendre connaissance de l’acte, soit par un moyen technologique approprié ou par un envoi sécurisé;
4. Le notaire s’assure que les parties ont bien compris les clauses de l’acte notarié;
5. La signature à distance de l’acte se fait grâce à une plateforme web dédiée.

Notez cependant que l’acte notarié technologique peut également être signé en présentiel. Par exemple, il est possible que le vendeur soit dans le bureau avec le notaire et que l’acheteur soit chez lui et présent par visioconférence. Les deux devront cependant signer l’acte de façon numérique.

Une fois clos par la signature numérique officielle du notaire, l’acte notarié technologique est conservé en sécurité. Tout comme pour l’acte notarié sur papier, le notaire est en mesure d’émettre une copie certifiée conforme de l’acte signé numériquement. Vous devrez vous entendre avec lui sur le choix du support pour la copie, car il peut la préparer sur papier ou technologique.

De quoi aurez-vous besoin?

Pour pouvoir signer un acte sur support technologique, le client doit posséder certains outils et être capable de les utiliser :

• Un ordinateur, une tablette numérique ou un téléphone intelligent doté d’une caméra. Pour assurer la confidentialité des échanges, des écouteurs ou un casque d’écoute avec microphone pourraient être nécessaires;
• Une adresse courriel personnelle et une connexion Internet de bonne qualité;
• L’utilisation de la version bureau de l’application Microsoft Teams, disponible gratuitement.

Comme certaines personnes sont peu familières avec l’informatique, il est nécessaire que des notaires continuent à offrir l’acte notarié sur papier. Pour s’éviter des tracas, un acheteur a intérêt à discuter de cet aspect avec son vendeur.

Quelles sont vos options?

Par conséquent, votre notaire pourrait effectivement ne pas offrir l’acte notarié sur support technologique. Dans ce cas, vous avez la possibilité de choisir un autre notaire, de la même façon que vous seriez amené à le faire si vous aviez besoin de services reliés au démarrage d’entreprise et que votre notaire habituel n’en offrait pas. Sachez que vous devez vous attendre à payer des coûts additionnels pour l’utilisation des nouveaux outils technologiques et du fait que plus de temps devra être dédié aux entrevues. Ce n’est pas parce que l’acte est technologique que la préparation de votre dossier, les explications à vous donner et la lecture de l’acte seront plus rapides! N’oubliez pas non plus que les tracas informatiques pouvant survenir lors des connexions à distance peuvent aussi allonger le temps nécessaire pour clore l’acte. N’hésitez pas à en discuter avec votre notaire.