Mise à jour : 22 septembre 2023
1. Général
Ce document résume nos règles relatives à la gouvernance des renseignements personnels. Ces règles s’appliquent à l’ensemble du personnel d’Option consommateurs (employé, stagiaire, bénévole), dans le cadre de toute activité impliquant le traitement de renseignement personnels.
2. Gestion des renseignements personnels
Collecte et utilisation de renseignements personnels
Un employé d’Option consommateurs peut recueillir ou utiliser les renseignements personnels d’un consommateur uniquement afin de lui fournir le service demandé. Il est interdit à un employé de recueillir ou d’utiliser les renseignements personnels à toute autre fin que la fourniture du service demandé par le consommateur, à moins que cette collecte ou utilisation n’ait été approuvée préalablement par le responsable de la protection des renseignements personnels.
Communication de renseignements personnels
Toute communication de renseignements personnels à une organisation tierce ou à une personne tierce est interdite, sauf si cette communication est obligatoire en vertu de la loi ou d’une ordonnance judiciaire ou si la personne concernée a donné son consentement.
Conservation des renseignements personnels
Les renseignements personnels conservés par Option consommateurs sont détruits lorsque la fin pour laquelle nous les avons recueillis est accomplie, selon un calendrier de conservation que nous avons établi.
Il est interdit à un employé d’Option consommateurs de stocker des renseignements personnels en un endroit autre que celui expressément prévu pour cette fin.
Accès internes aux renseignements personnels
Les accès aux différentes bases de renseignements personnels sont strictement restreints aux employés qui en ont besoin dans le cadre de leurs fonctions. Le responsable de la protection des renseignements personnels est chargé d’attribuer et gérer les accès aux différentes bases de renseignements personnels.
Sécurité des renseignements personnels
Option consommateurs déploie des mesures de sécurité techniques et administratives visant à assurer une protection élevée des renseignements personnels.
Les employés reçoivent de la formation sur la sécurité des renseignements personnels. Dans le cadre de son travail, un employé doit prendre des précautions raisonnables pour protéger la confidentialité des renseignements personnels auxquels il a accès.
Un employé doit impérativement et sans tarder rapporter au responsable de la protection des renseignements personnels toute situation dont il a connaissance où les renseignements personnels détenus par Option consommateurs pourraient avoir été compromis.
Relations avec le public
Option consommateurs doit donner suite, dans un délai de 30 jours, à toute plainte, demande de suppression ou d’accès aux renseignements personnels formulée par un consommateur, à moins qu’une disposition légale en empêche la suppression ou l’accès. Dans ces cas, nous communiquerons notre refus justifié au consommateur.
Les plaintes et autres demandes relatives aux renseignements personnels doivent être transférées avec célérité au responsable de la protection des renseignements personnels, qui doit veiller à leur traitement dans les délais requis.
3. Incidents de confidentialité
Nous avons établi un plan de gestion en cas d’incident de confidentialité visant des renseignements personnels détenus par Option consommateurs.
4. Approbation préalable des projets
Tout nouveau projet impliquant la collecte, l’utilisation ou la communication de renseignements personnels doit faire l’objet d’une approbation préalable par le responsable de la protection des renseignements personnels, au cours de laquelle une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée sera effectuée. Il en va de même lors de la communication de renseignements personnels à l’extérieur du Québec ainsi que de la collecte ou l’utilisation de renseignements personnels à des fins secondaires.
5. Responsabilités
Conformément à la loi, Option consommateurs nomme un responsable de la protection de la vie privée. Le responsable actuel est :
Christian Corbeil
Directeur général
[email protected]
Option consommateurs a également mis sur pied un comité d’archivage et de cybersécurité qui joue un rôle consultatif dans la gouvernance des renseignements personnels.